Buckles zorgt ervoor dat de orderdata van jouw klanten op de juiste plek terechtkomt. Dat betekent natuurlijk dat wij persoonsgegevens verwerken, die naar een persoon te herleiden zijn. We hechten veel waarde aan privacy en het zorgvuldig omgaan met deze gegevens. Daarom leggen we je hieronder uit welke persoonsgegevens we verzamelen, en welke maatregelen wij hebben genomen om te zorgen dat we enerzijds jouw orderdata slim kunnen transporteren en anderzijds de privacy van jouw klanten zoveel mogelijk beschermen.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
De persoonsgegevens die wij verwerken komen voort uit orders die in Buckles worden geïmporteerd. Dit zijn gegevens zoals:
- Naam
- E-mailadres
- Adresgegevens
Wat wij absoluut niet verwerken zijn:
- Betaalgegevens (wij weten welk bedrag betaald is en in welke valuta, maar verzamelen geen informatie over IBANs of tenaamstellingen van rekeningen)
Betaalgegevens worden nooit geïmporteerd in Buckles.
Bewaartermijn en anonimisatie
Een belangrijk gemak van het gebruik van Buckles is dat we orderdata op een slimme manier kunnen doorzetten. Daarvoor is het nodig dat wij op elk moment kunnen herkennen welke orders door dezelfde klant geplaatst worden, ook als zij pas na een jaar weer een bestelling plaatsen via jouw aangesloten integraties. Tegelijkertijd willen wij persoonsgegevens niet langer bewaren dan dat nodig is, in het kader van de AVG wet.
Om deze twee ogenschijnlijk tegenovergestelde belangen te kunnen waarborgen hebben wij de volgende beveiligingsmaatregel geïmplementeerd: Alle persoonsgegevens van een order, checkout of klant, met uitzondering van het e-mailadres, worden 12 maanden na de laatste activiteit die wij met de order kunnen associëren geanonimiseerd. Dat betekent dat wij de persoonsgegevens van deze klant vervangen met 'xxx', '-' of een soortgelijke tekst, en jij deze gegevens niet meer ziet als je de desbetreffende pagina opent in jouw Buckles account. Dit proces is onomkeerbaar, eenmaal geanonimiseerde data kan niet meer hersteld worden.
Let op: Dit gaat alleen om persoonsgegevens. Order- of checkoutdata die niet onder persoonsgegevens vallen (zoals ordernummers of barcodes van gekochte producten) blijven bewaard tijdens dit proces.
Hashen van e-mailadressen
Het e-mailadres anonimiseren we niet, maar hashen we. Hashen betekent dat we op basis van een cryptografisch algoritme het e-mailadres omzetten in een onleesbare, lange keten van letters en cijfers. Hashen werkt één kant op: je kan op basis van een hash nooit meer het originele e-mailadres achterhalen. Echter, als je hetzelfde e-mailadres hasht, krijg je precies dezelfde keten van letters en cijfers. En daar ligt nu precies de kracht van deze methode.
Als wij een nieuwe order importeren, maken wij namelijk een hash van het e-mailadres in de order en vergelijken we deze met de reeds gehashte emailadressen in jouw account. Als de hash overeenkomt, dan kunnen we deze order dus alsnog koppelen aan eerdere orders. Het klantprofiel wordt dan geüpdated met de persoonsgegevens uit de nieuwe order. Deze order wordt na 12 maanden weer geanonimiseerd. Zo houden wij de persoonsgegevens veilig, maar hoef je niet in te leveren op functionaliteit.
Instellen van anonimisatie-termijn
Indien jij 12 maanden te kort vindt, kun je via ons de anonimisatie-termijn laten wijzigen. We raden je wel aan om dit alleen bij zwaarwegende belangen te doen, om de privacy van jouw klanten zoveel mogelijk te beschermen. Neem hiervoor contact op met ons via onze support.
Persoonsgegevens in externe systemen
Het is belangrijk om je te realiseren dat Buckles non-stop communiceert met externe systemen. Deze systemen hebben elk hun eigen protocollen en beleid omtrent het bewaren van persoonsgegevens. Bovenstaande procedure gaat enkel over het bewaren van gegevens binnen Buckles zelf.
Heb je vragen naar aanleiding van bovenstaande tekst? Mail dan naar support@buckles.io en we helpen je graag verder.
